Les documents comptables servent à la comptabilité des opérations de l'entreprise. C'est à l'aide des documents que l'on peut passer les écritures de journal. Exemple de documents :
- Les rubans de caisse.
- La facture de vente.
- La facture d'achat.
- Le bon de commande.
- Le bon de réception.
- Les notes de crédit.
- Les relevés de banque.
- Les chèques.
- Le bordereau de dépôts.
- Les feuille de temps.
- Les états de compte des clients
EXEMPLE
La facture de vente
La facture de vente est un document utilisé pour facturer les produits et services aux clients. C'est le document le plus important car sans facture sans revenus! La facture peut être produite manuellement à l'aide d'un traitement de texte ou à l'aide d'un logiciel comptable à partir du bon de livraison. La facture est également l'une des pièces justificatives pour l'enregistrement des transactions dans le journal des ventes. La facture est soumise à des exigences de conformité en fonction du secteur d'activité. Par exemple, dans l'industrie de la restauration au Québec, il y a une obligation de soumettre une facture aux clients et d'utiliser un logiciel certifié par l'agence du revenu. De plus, la facture doit contenir des informations de base obligatoires telles que les chiffres et le montant des taxes. En général, on retrouve les informations suivantes sur la facture:
- La date de la facture.
- Le nom du client.
- Numéro de client.
- Le prix.
- Le montant.
- La destination des marchandises expédiées.
- Les conditions de vente.
- Les coûts de transport.
- Le montant total de la facture.
- Numéros de taxe.
- Montants des taxes.
La facture fournisseur
La facture fournisseur est un document utilisé pour payer les produits et services reçus. Il est important de déterminer le montant dû au fournisseur pour un achat. La facture fait également partie des pièces justificatives pour enregistrer les opérations dans le journal des achats. En général, on retrouve les informations suivantes sur la facture fournisseur:
- La date de la facture.
- Le prix.
- Le montant.
- Modalités de paiement.
- Réductions.
- Les coûts de transport.
- Le montant total de la facture.
- Numéros de taxe.
- Montants des taxes.